Tugas Mandiri Metode Penelitian A - Muhammad Triantoro - 224413103

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Perusahaan Chevron Pacific Indonesia (disingkat CPI) merupakan anak perusahaan dari Chevron asal Amerika Serikat yang bertugas mengeksplorasi minyak yang ada di Riau. Sebelum diambil alih oleh Chevron, perusahaan ini bernama Caltex Pacific Indonesia. CPI merupakan perusahaan minyak kontraktor terbesar di Indonesia, yang mampu memproduksi minyak sebanyak 308.523 barel per hari (bph) dan menyumbangkan sekitar 40 persen produksi nasional.

Perusahaan Chevron Pacific Indonesia memiliki kebijakan untuk menggunakan sistem sentralisasi untuk mengakomodir semua kebutuhan material stock dan non stock, untuk dapat mengendalikan arus barang dan persediaan yang dimiliki oleh tiap-tiap plant mengharuskan perusahaan untuk memiliki divisi SCM (supply chain management) yang secara keseluruhan mengatur pembelian, penerimaan barang, penyimpanan hingga pengiriman material ke pengguna (user). Dalam pengadaan barang yang melibatkan ribuan jenis barang dan jumlah yang banyak, terdapat  kendala dikala pengguna barang mengajukan permintaan barang ke pusat terhadap suatu barang, dan permintaan tersebut akan ditindak lanjuti oleh bagian procurement untuk membeli barang kepada vendor yang menyediakan barang yang dibutuhkan, dimana dalam mempermudah mengidentifikasi barang dengan ribuan jenis dan fungsi memerlukan suatu sistem yang dapat memberikan indentitas spesifik terhadap suatu material yang dikenal dengan coding. Terdapat beberapa tahapan dalam memberikan sebuah coding terhadap material yang dibutuhkan agar fungsi dan tujuan pemberian coding yaitu mempermudah perusahaan dalam mengidentifikasi dan pengawasan material berjalan dengan baik.

Namun dalam pelaksanaannya terdapat beberapa permasalahan yang timbul dalam kegiatan ini, yaitu ditemukannya material yang memiliki spesifikasi sejenis mempunyai coding lebih dari satu dalam data base perusahaan, dimana data dapat diakses oleh seluruh plant di nusantara yang menyebabkan terjadinya pembengkakan jenis material yang dapat dilihat dari coding yang dimiliki oleh perusahaan yang menyebabkan over stock.

Berdasarkan penjelasan di atas, maka penulis tertarik untuk mengkaji permasalahan tersebut dengan sebuah karya tulis dengan judul “ANALISIS  FAKTOR–FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA OVER STOCK INDIRECT MATERIAL DI PT. CHEVRON PACIFIC INDONESIA SELAMA JULI–DESEMBER 2013”

B.    Perumusan Masalah

1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan maka Permasalahan yang terjadi secara garis besar dapat diidentifikasi sebagai berikut:

• Banyaknya nomor material yang digunakan dalam proses kegiatan produksi dan non produksi di Chevron Pacific Indonesia.
• Kurangnya kesadaran beberapa user dalam melakukan permintaan material dan informasi spesifik material.
• Kurangnya informasi mengenai material baru yang ataupun material pengganti dalam database.
• Kurangnya pengawasan terhadap permintaan material.

2. Batasan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dibahas di atas penulis membatasi penelitian pada PT. Chevron Pacific Indonesia menyangkut faktor-faktor apa saja yang menjadi penyebab over stock indirect material periode Juli-Desember 2013 di perusahaan tersebut. Dimana indirect material yang dimaksud ialah material yang merupakan kebutuhan sesaat atau sesekali yang tidak berhubungan langsung dengan kegiatan produksi. Atau berwujud unit seperti pompa, engine, AC, lemari es dan sebagainya yang tidak logis untuk dimasukan gudang (warehouse). Segera dipakai dan bukan merupakan bagian dari unit atau sparepart.

3. Pokok permasalahan

Berdasarkan batasan masalah yang telah dikemukakan di atas maka penulis menentukan pokok permasalahan terjadinya over stock indirect material periode Juli-Desember 2013 di PT. Chevron Pacific Indonesia berikut:

• Bagaimana perkembangan over stock indirect material di PT. Chevron Pacific Indonesia?
• Apa faktor–faktor penyebab terjadinya over stock indirect material di PT. Chevron Pacific Indonesia?
• Apa akar masalah over stock indirect material di PT. Chevron Pacific Indonesia?
• Bagaimana tindakan dan solusi dari permasalahan terjadinya over stock indirect material di PT. Chevron Pacific Indonesia?

C.    Tujuan dan Manfaat Penulisan

Tujuan Penelitian

Dalam pembahasan skripsi ini, maka tujuan penelitian adalah sebagai berikut:

• Untuk mengetahui perkembangan over stock indirect material di PT. Chevron Pacific Indonesia.
• Untuk mengetahui faktor–faktor penyebab terjadinya over stock indirect material di PT. Chevron Pacific Indonesia
• Untuk mengetahui apa akar masalah terjadinya over stock indirect material di PT. Chevron Pacific Indonesia
• Untuk mengetahui tindakan dan solusi dari permasalahan terjadinya over stock indirect material di PT. Chevron Pacific Indonesia

2. Manfaat Penelitian

1. Bagi penulis

Untuk dapat menambah wawasan serta pengetahuan mengenai terjadinya over stock indirect material di PT. Chevron Pacific Indonesia dan     upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut, serta sebagai salah satu syarat kelulusan dalam program jenjang Sarjana (S1).

2. Bagi Perusahaan

Sebagai masukan, dan saran kepada PT. Chevron Pacific Indonesia yang berguna bagi kemajuan perusahaan khususnya dalam hal over stock indirect material.

3. Bagi lembaga STMT Trisakti

Sebagai informasi dan pengetahuan tambahan mengenai faktor-faktor penyebab over stock indirect material. Sehingga dapat meningkatkan kurikulum dalam bidang akademis. serta dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai data dokumentasi perpustakaan STMT Trisakti.

D.    Metodologi Penelitian

Untuk mendapatkan hasil penelitian, penulis menggunakan beberapa alternatif metode, yaitu:

Jenis dan Sumber Data

a. Jenis Data

Dalam penelitian ini, jenis data yang digunakan adalah data kualitatif maupun kuantitatif. Adapun yang dimaksud dengan data kuantitatif dan data kualitatif adalah sebagai berikut:

1) Data kuantitatif yaitu data dari hasil serangkaian observasi atau pengukuran yang dinyatakan dalam bentuk angka-angka.

2) Data kualitatif yaitu data dari hasil serangkaian observasi tidak dinyatakan dalam bentuk angka-angka tetapi berupa kategori.

Sumber data yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Yang dimaksud dengan data primer dan data sekunder yaitu:

a) Data Primer yaitu data yang diperoleh langsung dari karyawan berupa jawaban terhadap pertanyaan dalam kuesioner.

b) Data sekunder yaitu data yang di peroleh dari berbagai sumber bacaan yang dapat di pergunakan sebagai dasar penunjang dalam menganalisis masalah-masalah yang menjadi pembahasan dalam karya ilmiah ini. Data sekunder diperlukan dengan cara membaca berbagai macam buku yang berhubungan dengan skripsi ini atau merupakan suatu data pelengkap yang dicari diluar perusahaan dan dari catatan-catatan perusahaan.

b. Sumber Data

Sumber data yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah data data sekunder. Data sekunder adalah data yang diperoleh melalui data yang diteliti dan dikumpulkan oleh pihak lain yang berkaitan dengan masalah penelitian.

2. Populasi dan Sampel

Dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah seluruh karyawan SCM PT. Chevron Pacific Indonesia. Sampel adalah beberapa karyawan dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi.

3. Teknik Pengumpulan Data

a. Penelitian lapangan (field research)

Metode pengumpulan data dan informasi dengan mengadakan tinjauan langsung ke perusahaan guna mengamati secara langsung objek yang diteliti. Data ini merupakan data primer yang akan dipakai dalam menganalisis topik yang dipilih. Untuk memperoleh data ini, yaitu melalui:

Pengamatan Langsung

Observasi ini dilakukan dengan pengamatan dan pencatatan langsung fakta yang dijumpai di tempat objek penelitian dan data yang diberikan oleh perusahaan.

2.  Wawancara

Melakukan wawancara dengan mewawancarai pihak-pihak yang terkait untuk melengkapi data.

3.  Kuisioner

Penulis membuat beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan masalah yang akan diteliti selanjutnya pertanyaan tersebut akan dibagikan kepada para responden dan diisi oleh para responden di perusahaan yang terkait untuk mengetahui apa saja faktor penyebab terjadinya masalah tersebut.

b. Penelitian Kepustakaan (library research)

Penelitian kepustakaan ini dimaksudkan untuk mencari, membaca, mencatat dan mengumpulkan bahan bacaan dari literatur yang terdapat di perpustakaan yang berhubungan dengan topik yang dipilih, serta data-data dari sumber-sumber tertentu yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.

4.  Teknik Analisis Data

Untuk dapat mengetahui faktor yang menyebabkan terjadinya over stock indirect material di PT. Chevron Pacific Indonesia selama bulan Juli-Desember 2013, maka penulis menggunakan alat analisis diagram sebab akibat atau fishbone.

Pendekatan Diagram Sebab akibat ini menurut Vincent Gaspersz (1998:79) adalah “Diagram yang menunjukan hubungan antara sebab dan akibat.” Diagram tersebut dipergunakan untuk menunjukkan faktor-faktor penyebab (sebab) penurunan produktivitas dan karakteristik (akibat) yang disebabkan oleh faktor-faktor penyebab itu.

Diagram sebab akibat ini sering juga disebut sebagai diagram tulang ikan (fishbone diagram) karena bentuknya seperti kerangka ikan. Diagram ini pertama kali diperkenalkan oleh Prof. Kaoru Ishikawa dari Universitas Tokyo pada tahun 1953 sehingga dikenal sebagai Diagram Ishikawa (Ishikawa’s Diagram).

Diagram tulang ikan atau fishbone diagram adalah salah satu metode/tool di dalam meningkatkan kualitas. Sering juga diagram ini disebut dengan cause effect diagram.

Sumber: Vincent Gaspersz (2002:107)

Mengenai hal ini Vincent Gaspersz (2002:106-108) menjelaskan:

Hubungan keterkaitan sebab-akibat telah mengkategorikan sumber-sumber penyebab berdasarkan prinsip 7M, yaitu:

• Manpower (tenaga kerja): berkaitan dengan kurangnya pengetahuan.
• Machines (mesin-mesin dan peralatan): berkaitan dengan tidak adanya sistem perawatan.
• Methods (metode kerja): berkaitan dengan prosedur dan metode kerja.
• Materials (bahan baku dan bahan penolong): berkaitan dengan tidak adanya spesifikasi kualitas dari bahan baku dan bahan penolong yang digunakan.
• Media (media): berkaitan dengan tempat dan waktu kerja yang tidak memperhatikan aspek-aspek kebersihan, kesehatan dan keselamatan kerja.
• Motivation (motivasi): berkaitan dengan tidak adanya sikap kerja yang benar dan professionalMoney (keuangan): berkaitan dengan tidak adanya dukungan financial
• Money (keuangan): berkaitan dengan tidak adanya dukungan financial

Berdasarkan hal di atas, maka dapat disusun langkah-langkah solusi masalah yang efektif, yaitu:

a. Mendefinisikan masalah secara tertulis, yang berkaitan dengan pertanyaan-pertanyaan berikut:

1) Apa (What): Apa yang menjadi Akibat Utama (Primary Effect) dari masalah itu?

2) Bilamana (When): Kapan masalah itu terjadi: sewaktu-waktu atau sepanjang waktu?

3) Di mana (Where): Di mana masalah itu terjadi: lokasi dalam sistem, fasilitas, atau komponen?

4) Mengapa (Why): Mengapa anda serius memperhatikan masalah ini, berkaitan dengan signifikasi dampak masalah itu?

b. Membangun diagram sebab-akibat yang dimodifikasi (lihat diagram I.1) untuk mengidentifikasi: (a) akar penyebab masalah itu, dan (b) penyebab-penyebab yang tidak dapat dikendalikan, namun dapat diperkirakan.

c. Setiap akar penyebab dari masalah dimasukkan ke dalam diagram sebab-akibat yang mengkategorikan berdasarkan prinsip 7M (Manpower-tenaga kerja, Machines-mesin-mesin, Methods-metode kerja, Material-bahan baku dan bahan penolong, Motivation-motivasi, Media-lingkungan dan waktu kerja, dan Money-dukungan financial yang diberikan), sedangkan penyebab-penyebab yang tidak dapat dikendalikan namun dapat diperkirakan, didaftarkan pada diagram sebab-akibat itu secara tersendiri.

d. Mengidentifikasi tindakan atau solusi yang efektif dengan memperhatikan dan mempertimbangkan:

1)           Pencegahan terulangnya penyebab-penyebab itu.

2)           Tindakan yang diambil harus berada dibawah pengendalian kita.

3)           Pencapaian tujuan strategis dan target yang ditetapkan.

e. Setiap tindakan perbaikan seyogyanya didaftarkan ke dalam rencana  tindakan (action plan) yang memuat secara jelas setiap tindakan perbaikan atau peningkatan, mengikuti prinsip 5W-2H yang artinya:

1) What– apa tindakan peningkatan yang diajukan?

2) When– bilamana tindakan peningkatan itu akan dimulai diterapkan?

3) Where– dimana tindakan peningkatan itu akan diterapkan?

4) Who– siapa yang akan bertanggung jawab terhadap implementasi dari tindakan peningkatan itu?

5) Why– mengapa tindakan peningkatan itu yang diprioritaskan untuk diterapkan?

6) How– bagaimana langkah-langkah dalam penerapan tindakan peningkatan itu?

7) How Much– berapa besar manfaat yang akan diterima dari implementasi tindakan peningkatan itu dan berapa besar pula biaya yang harus dikeluarkan untuk membiayai implementasi dari tindakan peningkatan itu? (Vincent Gaspersz. 2002:106-108).

Berdasarkan hal di atas, Vincent Gaspersz (2002:106-108) menjelaskan dapat disusun langkah-langkah solusi masalah yang efektif, yaitu:

Mendefinisikan masalah secara tertulis.

Membangun diagram sebab-akibat yang dimodifikasi (lihat diagram I.1).

Setiap akar penyebab dari masalah dimasukkan ke dalam diagram sebab-akibat.

Mengidentifikasi tindakan atau solusi yang efektif.

Menerapkan atau melakukan implementasi terhadap solusi atau tindakan-tindakan yang diajukan tersebut.

Diagram tulang ikan terdiri dari permasalahan utama dan penyebab utama. Jadi, penyebab utama dihubungkan dengan permasalahan utama melalui cabang utama. Tiap cabang utama memiliki cabang-cabang penyebab yang lebih kecil dimana tiap cabang memiliki hubungan dengan penyebab utama dan memiliki rangkaian penyebab yang lebih spesifik.

Dalam mengidentifikasi akar permasalahan, penulis hanya terfokus menggunakan satu komponen dari 5 komponen (five w keys), yaitu why untuk mengetahui dampak dari permasalahan yang muncul dari setiap kegiatan.

E.    Sistematika Penulisan

Dalam penulisan skripsi penulis menulis menjadi 5 (lima) bab, dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I. PENDAHULUAN

Dalam bab ini dibahas latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II. LANDASAN TEORI

Pada bab ini akan diuraikan tentang definisi dan teori-teori yang berhubungan dengan pokok bahasan skripsi ini seperti Manajemen, Supply Chain Management, Manajemen Logistic, Pengadaan, Pembelian, Manajemen Persediaan, Over Stock, Kodefikasi, Persediaan Surplus, serta metode analisis fishbone.

BAB III. GAMBARAN UMUM PT. Chevron Pacific Indonesia

Pada bab ini berisi mengenai gambaran umum perusahaan yaitu sejarah singkat PT. Chevron Pacific Indonesia, struktur organisasi dan manajemen serta kegiatan perusahaan.

BAB IV.  ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini kan menganalisa perkembangan over stock indirect material, penyebab terjadinya over stock indirect material, serta tindakan dan solusi atas akar penyebab terjadinya over stock indirect material di PT. Chevron Pacific Indonesia.

BAB V. PENUTUP

Bab ini merupakan bab terakhir, dalam bab penutup ini penulis mengemukakan kesimpulan dan saran-saran PT. Chevron Pacific Indonesia yang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan.